Gebruikersgemak en flexibiliteit door het hele land bij VIRO

Met meer dan 850 medewerkers, verdeeld over 14 vestigingen in Nederland, België en Duitsland, ondersteunt Engineersbureau VIRO haar klanten bij het maken van een succesvolle verbinding tussen technologie, ambitie, innovatie en prestatie. VIRO is gespecialiseerd in product engineering, machinebouw en industriële projecten.

Q-accountmanager Edwin Kreuning kreeg de opdracht van VIRO om hun ruimtes in te richten zodat ze optimaal hybride kunnen vergaderen. Samen met Niek Rensen (IT Manager VIRO) is er gekeken welke oplossing voor videoconferencing het beste bij VIRO past en hoe deze zo goed mogelijk geïmplementeerd kan worden.

VIRO maakt al jaren gebruik van videoconferencing systemen om het reizen tussen de verschillende vestigingen en naar de klanten te beperken. De oude systemen waren inmiddels gedateerd en lastiger in gebruik. Het kostte de medewerkers vaak veel tijd en frustratie om een meeting te starten. Ook is bij VIRO het thuiswerken inmiddels ingeburgerd en werken ze allemaal met Microsoft Teams. Om het hybride werken makkelijker te maken en te zorgen dat collega’s van verschillende vestigingen eenvoudiger samen kunnen werken aan grote projecten, is er een grote behoefte aan vergaderruimtes met de juiste apparatuur. “In de nieuwe vergaderruimte kan alles met één druk op het display gestart worden”, aldus Niek.

Doordat VIRO zelf 14 vestigingen heeft, verdeeld over meerdere landen, vonden ze het wel zo prettig om hun vergaderruimtes door één en dezelfde partij te laten installeren. Niek: “Qconferencing heeft in alle regio’s technici zitten, dus kunnen we regionaal al onze kantoren bedienen. Verder is de kennis en het support goed geregeld.”

Na goed overleg en meedenken met de wensen en behoeftes van VIRO, is er gekozen om vier soorten ruimtes in te richten met een gestandaardiseerde oplossing van Logitech. Op deze manier ervaart iedere medewerker op welke vestiging dan ook, dezelfde manier van vergaderen. Om er voor te zorgen dat de ruimtes gebruiksvriendelijk en flexibel te gebruiken zijn, hebben we de MT kantoren, de medium- en de grote ruimtes ingericht op basis van Microsoft Teams Rooms. De vierde en laatste ruimtes, de phonebooths, hebben we ingericht met een BYOD-oplossing.

Op ons advies en gekeken naar de wensen van VIRO, hebben we gekozen voor de Logitech Rally Bar, de Rally Bar mini, de Logitech MeetUp in combinatie met LG schermen en de Samsung Flip.

Niek: “Mijn collega’s zijn blij met de nieuwe systemen. Ze geven aan dat ze eenvoudig en betrouwbaar in het gebruik zijn. Daarnaast is het ook prettig om in alle vergaderruimtes dezelfde apparatuur te hebben staan. Dit zorgt voor herkenbaarheid en gebruikersgemak. Verder hebben wij de samenwerking met Qconferencing als heel prettig ervaren en het loopt nog steeds heel goed. Ze denken graag mee aan de juiste oplossingen en leveren alles netjes op.”

Op dit moment hebben wij voor VIRO drie vestigingen mogen inrichten met videoconferencing systemen. De aankomende jaren staan in het teken van verhuizingen, verbouwingen en nieuwe panden. Ook deze moeten worden voorzien van oplossingen om het hybride werken makkelijker te maken. Wordt dus vervolgd!